Budite profesionalni – evo kako najbolje možete da napišete zvanični mejl

Mejl je postao osnovno sredstvo komunikacije, a mnogi ne znaju kako se pravilno koristi. Evo kako najbolje možete da napišete poslovni mejl.

Foto: Shutterstock

Možda vam u par smernica pomognemo kako da pravilno pošaljete mejl i shvatite osnovna pravila i jezičke forme, koje se tom prilikom koriste.

Ako pišete email profesoru, instituciji ili aplicirate na studije u inostranstvu, na razmenu ili kurs jezika, mejl vam je neophodan.

Pored komunikacije na društvenim mrežama ili vajberu – mejl je ostao glavni kanal komunikacije za bilo šta ozbiljno. Poslati mejl je dokument. Mejl je i zvaničan dokaz na sudu ili u bilo kakvom sporu, te je bitno mejl poslati ispravno i temeljno.

Kako se piše mejl na srpskom jeziku

Obraćanje: Poštovani VS Dragi

Ako nekoga niste fizički sreli i obraćate mu se po prvi put: Poštovani gospodine Ivanoviću / Poštovana gospođo Marinković

Ako ste nekoga fizički sreli i pišete mu po drugi ili n-ti put: Dragi gospodine Ivanoviću / Draga gospođo Marinković

Obraćanje: Ime VS Prezime

Nema jasnih pravila, uglavnom mlađe oslovljavate imenom a starije prezimenom. Kada pišem mejl našim klijentima, srednjoškolce i studente oslovljavam ličnim imenom a roditelje sa gospođo-gospodine Prezime i uvek na Vi. Oslovljavanje starijih ili nepoznatih ljudi sa ti u mejlu je vrhunsko nepoštovanje i to izbegavajte.

Ako imate samo jednu osobu, adresu te osobe stavite u TO: 

CC: služi da još neko isprati prepisku. Npr. kada pišem studentima koji koriste naše usluge često stavim roditelje u cc. ili kada moja koleginica iz marketinga piše našim partnerima često stavi moj mejl u cc kako bih i ja ispratila protok informacija vezan za naše projekte. 

Znači cc je za osobu koja prati mejlove, ali ne mora da odgovori nego samo da bude informisana. 

Kako se šalje grupni mejl? 

Ako šaljete grupni mejl, adrese na koje šaljete bi trebalo staviti u BCC. Tako štitite privatnost drugih i to se smatra osnovnom mejl kulturom. BCC koristite i ako želite da neko pročita vaš mejl, a da primaoci (u to i cc) ne vide da je i ta osoba dobila mejl.

Ukoliko vas neko zamoli da mu prosledite, tj forvardujete mejl, nikada ne skrinšotujte! Skrinšotovi nisu profesionalni i ne šaljite ih na primer ni direktoru, ni fakultetu.

Za takve stvari služi prosleđivanje mejla. Sve što je formalna korespodencija znači da mejl treba da forvarduju odnosno prosledite, a ne da ga slikate ili prepričavate. Samo kada se prosledi mejl nego zaista to može da pročita i da vam neko pomogne ili da potrebnu informaciju.

Kako se odgovara na mejl

Prvi i osnovno pravilo je: odgovorite na mejl. Bez obzira da li komunicirate sa lokalnim stanovništvom ili sa strancima, mejl kultura jeste da odgovorite na dobijeni mejl ako je naslovljen na vas i nije spam (folder za đubre u mejlu).

Druga strana će tako znati da ste dobili mejl, kao i da ste kulturni i kooperativni. Neretko mi se dešava da mi klijenti koji su u mentorskom paketu ne odgovore na mejl, pa moram da ih zovem da vidim da li su videli i pročitali mejl, da li ćemo stići da pošaljemo prijave itd…

Zato, potrudite se da odgovorite na svaki važan mejl koji dobijete, jer to je početak svake zdrave poslovne i zvanične komunikacije. 

Reply – odgovoriti

Forward – Proslediti

Reply to all – odgovoriti svima (uključujući i adrese koje su u cc dobijenog mejla)